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Veja como usar lista de tarefas para melhorar a produtividade

imagem de lista de tarefas

Uma das melhores maneiras de melhorar a produtividade é através de uma lista de tarefas.

Com esse recurso, é fácil organizar as atividades diárias, priorizar tarefas importantes e evitar distrações desnecessárias.

Neste artigo vamos explorar como você pode ser mais produtivo com o uso de lista de tarefas, incluindo dicas e estratégias para fazer o máximo do seu tempo e alcançar seus objetivos.

Vantagens de usar uma lista de tarefas no trabalho

A lista de tarefas, ou to-do list como também é conhecida, é uma ferramenta simples, mas poderosa, que pode melhorar significativamente a produtividade no trabalho.

Com ela é possível ter uma visão geral das tarefas. E isso é fundamental para organizar as atividades diárias e priorizar as tarefas importantes.

Algumas vantagens em usar uma lista de tarefas no trabalho são:

  • Organização: É muito mais fácil e simples organizar as atividades diárias.
  • Definição de prioridades: Uma lista de atividades permite que você priorize as tarefas mais importantes e urgentes.
  • Foco: Quando você tem uma lista de tarefas, fica mais fácil manter o foco e evitar procrastinação.
  • Colaboração: Se você trabalha em equipe, as listas de tarefas podem ser úteis para dividir e acompanhar as atividades entre os membros do grupo.
  • Visibilidade: Ter uma lista de afazeres também permite que você tenha uma visão geral de todas as suas atividades, e isso facilita a identificação de problemas e a tomada de decisões.

Dicas para usar uma lista de tarefas para melhorar a produtividade

Se você quer ser mais produtivo no trabalho, usar uma lista de tarefas deve ser o primeiro passo.

Quando você tem uma lista com todas as tarefas organizadas, fica muito mais fácil focar no que é importante, manter a motivação e evitar atrasos.

Veja a seguir algumas dicas para você usar a lista de tarefas e aumentar a produtividade.

1. Use uma ferramenta de gestão de tarefas

Você pode usar um bloco de notas, post-its, um planilha do Excel ou até um papel para organizar suas atividades.

Mas usar uma ferramenta com esse propósito é muito melhor. Hoje em dia, existem muitas opções de aplicativos que podem ajudar você a gerenciar suas tarefas de maneira mais eficiente.

Ferramentas como o Todolist, Trello, Asana e Evernote são ótimas opções para criar e gerenciar suas tarefas.

Outra vantagem dos aplicativos é que eles oferecem outras funcionalidades além do gerenciamento de tarefas, como acompanhamento do progresso e colaboração com outros membros da equipe.

2. Identifique as prioridades

Para se organizar melhor e ter uma boa eficiência, é importante saber priorizar as atividades.

Por isso, você precisa separar tudo que exige mais atenção e precisa ser feito o quanto antes. A Matriz de Eisenhower é uma ótima técnica para isso, por exemplo.

Dessa forma, você poderá decidir quais tarefas devem ser realizadas primeiro. Isso melhora seu processo de tomada de decisão e evita que você faça várias coisas ao mesmo tempo.

Mas você tem dificuldade em identificar as prioridades? Então siga o seguinte passo a passo como exemplo:

  • Classifique suas tarefas em: urgente, importante e não importante.
  • Em seguida, verifique se alguma tarefa urgente está atrasada.
  • Verifique quais tarefas envolvem outras pessoas (alguém depende do resultado dessa tarefa?).
  • Para finalizar, identifique as tarefas que você pode delegar ou eliminar.

3. Faça revisões regulares

Você precisa revisar sua lista de tarefas regularmente. Dessa forma, você garante que está sempre no caminho certo e evita atrasos.

Além disso, você pode fazer adaptações a mudanças inesperadas ou imprevistos.

Portanto, faça uma revisão diária da sua lista de tarefas no final do dia. Uma revisão semanal para ajustar suas metas e prioridades também é uma boa ideia.

4. Use o método Pomodoro

O método Pomodoro é uma técnica de gestão de tempo que consiste em dividir o trabalho em intervalos curtos de tempo, chamados de “pomodoros”.

Esses intervalos duram geralmente 25 minutos, seguidos por uma pausa curta.

A técnica é bem simples, mas ajuda você a manter o foco no trabalho, evitar a procrastinação e melhora sua taxa de conclusão de tarefas.

5. Seja realista

Não adianta ter uma lista com todas as suas tarefas organizadas se você não estimou prazos realistas para concluir essas atividades.

Por isso, durante o planejamento, seja realista ao criar suas tarefas e estabelecer metas. Verifique qual o deadline de cada atividade.

Da mesma forma, não adie demais as tarefas, nem sobrecarregue seu tempo com tarefas impossíveis de serem concluídas.

Busque o equilíbrio entre o que é possível e o que é desejável. Assim você evita frustrações e se sentirá mais motivado a continuar trabalhando.

6. Seja flexível

Por mais que você tenha uma lista de tarefas planejada, é importante estar aberto a mudanças e imprevistos.

Portanto, seja flexível e esteja preparado para adaptar sua lista de tarefas às necessidades do momento.

Isso permite que você seja mais eficiente e eficaz na gestão de suas tarefas.

Também tenha cuidado com as tarefas pendentes, principalmente quando envolvem aprovação ou colaboração de outra pessoa.

É importante planejar o tempo necessário para essas questões que fogem do seu controle.

7. Divida tarefas grandes em menores

Tarefas complexas que demandam muito tempo podem fazer com que você perca o foco e comece a procrastinar.

Por isso, o melhor é dividir as tarefas grandes em partes menores. Assim, você consegue enxergar melhor as particularidades de cada demanda.

A sensação de concluir várias tarefas ao longo do dia mantém você motivado e focado.

Além disso, dividir uma atividade grande e complexa em tarefas menores ajuda a identificar com facilidade quais são as prioridades.

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