Dicas simples para melhorar sua produtividade

No dia a dia do trabalho somos pressionados a fazer mais, com menos. Por isso, é bastante comum chegar ao final do dia com uma sensação de que poderia ter feito mais coisas.

Para complicar, o excesso de informação tem um efeito negativo na produtividade. Temos que lidar com e-mail, WhatsApp, reuniões, cursos, redes sociais… a lista só cresce.

Então, para você aumentar sua eficiência e eliminar a sensação de que o trabalho não anda, preparamos algumas dicas para você melhorar a produtividade e completar mais tarefas em menos tempo.

A importância da produtividade

Antes de mais nada, é importante deixar claro que ser produtivo é bem diferente de trabalhar muito.

Portanto, podemos definir produtividade como a capacidade de fazer mais, em menos tempo.

No trabalho, uma pessoa produtiva é aquela que produz mais, com os recursos disponíveis. Ou seja, é um profissional eficiente, eficaz e quase nunca tem problemas com prazos.

Por isso, a produtividade é a base do sucesso de toda empresa e uma ótima maneira para qualquer profissional ser reconhecido por seu trabalho.

O conceito de produtividade é tão valorizado nas empresas, que muitas vezes define quem é promovido ou recebe um aumento de salário.

Mas então, como aumentar a produtividade no trabalho?

Dicas para melhorar a produtividade no trabalho

Você gostaria que o dia tivesse mais de 24 horas para concluir todas as pendências? Calma, esse é um problema fácil de resolver.

Confira algumas dicas simples, mas eficazes, para aumentar sua produtividade no trabalho.

1. Visualize e prepare seu dia na noite anterior

Uma dica simples para melhorar sua produtividade é visualizar seu dia, ainda na noite anterior. Ou seja, faça um planejamento da sua rotina.

Tome algumas decisões básicas sobre o dia seguinte. Por exemplo, defina o que vai vestir, onde irá almoçar, o percurso que planeja tomar para o trabalho, entre outras coisas.

Quanto menos tempo e energia você gastar nas coisas cotidianas, mais tempo você terá para trabalhar no que é importante.

Pense também em quais horas do dia você se sente mais focado. Então, use esses momentos para trabalhar nas tarefas mais complicadas.

2. Priorize o que realmente importa

Uma estratégia muito eficaz para aumentar a produtividade é investir a maior parte do seu tempo com as prioridades. Geralmente elas são as tarefas mais importantes.

Mas como saber quais são as prioridades? Uma ótima forma de organizar as tarefas é através da Matriz de Eisenhower.

Essa técnica se baseia em uma matriz dividida em 4 quadrantes. Você pode então organizar as tarefas de acordo as seguintes possibilidades:

1. Urgente e importante (tarefas você deve realizar imediatamente).
2. Importante e não urgente (tarefas que você pode fazer depois).
3. Urgente mas não importante (tarefas que você pode delegar).
4. Nem urgente nem importante (tarefas que você pode riscar da lista).

Quando você finaliza as tarefas mais complicadas no início do dia, você tem mais ânimo para seguir com as demais tarefas. Afinal, elas são mais fáceis e isso ajuda também a manter a motivação.

3. Use listas de tarefas

Agora que você sabe como priorizar suas tarefas, chegou o momento de criar uma lista (todo list, checklist, como preferir).

Existem diversos aplicativos que podem ajudar muito, como o Todoist ou o Trello. Tem gente que usa simplesmente o Excel ou até mesmo um bloco de post-it.

Mas o que vale mesmo é listar as tarefas. Não esqueça de estabelecer os prazos para conclusão de cada tarefa.

Além de ajudar na organização, uma lista de tarefas tem um efeito positivo na motivação. Afinal, nada melhor do que riscar um item da lista.

Um truque que ajuda muito é fazer uma lista com tarefas que você pode concluir em até 15 minutos. Mantenha essa lista com você todo o tempo.

Dessa forma, você pode aproveitar o tempo ocioso para concluir essas tarefas. Isso sim que é produtividade, não é verdade?

Essa lista também pode ajudar quando você ficar tentado a procrastinar. Ou seja, você pode concluir uma tarefa pequena ao invés de perder tempo com alguma distração.

Isso com certeza dará mais energia para você iniciar uma tarefa mais complexa.

4. Bloqueie as distrações

Talvez você já tenha percebido que alguns dias o trabalho não rende muito. Muitas vezes, as distrações são responsáveis pela baixa produtividade.

Por isso, você deve identificar esses fatores para melhorar seu rendimento. Mas será que você sabe identificar as distrações mais frequentes no ambiente de trabalho?

Alguns dos vilões da produtividade mais comuns são:

• Redes Sociais
• Notificações do Celular
• Apps de mensagens (WhatsApp, Telegram, etc)
• Reuniões desnecessárias
• TV (principalmente no home office)
• Conversas paralelas
• Ruídos
• E-mail

Viu só quantos? Por isso, você precisa se policiar e eliminar essas distrações para manter, ou até melhorar, sua eficiência no trabalho.

Afina, fica muito mais fácil fazer progressos no trabalho quando você não está sendo distraído ou procrastinando.

5. Faça pausas no trabalho

Como já falamos, tem muita gente que acha que ser produtivo é trabalhar muito.

Mas a verdade é que trabalhar várias horas sem parar provoca um desgaste físico e mental. E o resultado disso é a diminuição do seu desempenho.

Ninguém consegue ser produtivo 100% do tempo. Portanto, fazer pausas durante o trabalho é fundamental para manter a produtividade.

Você pode usar esses intervalos para tomar um café, fazer um lanche rápido ou caminhar um pouco, por exemplo.

Outra dica é utilizar a técnica Pomodoro. Se você não conhece, segue um resumo:

• Você trabalha por 25 minutos sem interrupções;
• Em seguida, faz uma pausa de 5 minutos;
• Você então repete o processo quatro vezes, e em seguida faz uma pausa maior (30 minutos por exemplo).

A técnica, apesar de ser antiga, ainda funciona bem. Vários estudos mostram que dividir o trabalho em blocos ajuda no foco e na agilidade do cérebro.

O aplicativo Pomodoro Tracker é uma excelente opção para você aplicar a técnica.

6. Evite fazer várias coisas ao mesmo tempo

Assim como trabalhar muito não é sinônimo de produtividade, fazer várias atividades simultaneamente não tornará você mais eficiente.

Com tanta informação e tecnologia à disposição, a pressão para ser multitarefa é constante. Mas na verdade, o cérebro não consegue acompanhar tudo. Ele precisa priorizar uma tarefa por vez.

Por exemplo, é melhor você dedicar 20 minutos para ler os e-mails e outros 20 minutos para finalizar um relatório, do que tentar fazer as duas coisas ao mesmo tempo.

Esses 40 minutos serão mais produtivos. Além disso, você minimiza as chances de cometer erros por falta de atenção.

Outro problema muito comum é mudar de tarefa frequentemente. Isso impede você de manter o foco. No final das contas, você não consegue concluir nada.

Uma dica é tentar agendar reuniões e telefonemas em horários próximos. Dessa forma, você terá mais tempo para tarefas que exijam concentração e foco.

Luciano Ribeiro

CEO e Fundador da Arriminum Tecnologia. Consultor e Especialista em Internet com mais de 20 anos de experiência.

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