As pessoas organizadas capazes de realizar diversas tarefas diariamente, geralmente recorrem a alguma ferramenta organizacional para isso.
Seja uma ferramenta da era dos aplicativos ou a Matriz de Eisenhower, criada há décadas para esse intuito, permite que qualquer pessoa possa se organizar no cotidiano.
Se você é um profissional bastante atarefado e ainda tem que lidar com outras tarefas fora do trabalho, a Matriz de Eisenhower é a solução para se organizar em todas elas.
Saber tomar decisões e priorizar quais as tarefas devem ser realizadas primeiro são características dessa ferramenta.
Para que você conquiste um grau elevado de sucesso como uma pessoa organizada e bem decidida, vamos apresentar em detalhes o que é a Matriz de Eisenhower.
Entenda como essa poderosa ferramenta foi criada, como ela pode ser utilizada e como você pode extrair o máximo de proveito dela.
O que é a Matriz de Eisenhower?
Podemos definir a Matriz de Eisenhower como uma metodologia capaz de categorizar tarefas.
Todos os afazeres passarão por uma triagem e serão classificados de duas formas: urgente e importante.
O objetivo deste método é programar a execução das tarefas urgentes e importantes e deixar o que não tem prioridade para o final da fila.
Saber priorizar as tarefas em uma escala de urgência e importância é uma das principais funções deste método utilizado por pessoas bem-sucedidas.
A Matriz de Eisenhower foi aprimorada com o tempo e se tornou uma metodologia completa, explorada por profissionais de diversos setores ao redor do mundo.
Criada por Dwight D. Eisenhower, 34º Presidente dos Estados Unidos, o homem que aprovou a criação da NASA, da DARPA e contribuiu para a criação da internet, a ferramenta organizacional também segue como um de seus legados.
Esses e outros feitos de Eisenhower não seriam possíveis se ele fosse alguém desorganizado.
Para que serve a Matriz de Eisenhower?
A Matriz de Eisenhower é um método simples, porém robusto que inclui em um quadrante todas as tarefas que devem ser realizadas.
Na triagem das tarefas, temos a coluna vertical, que demonstra o grau de importância e a horizontal, que define o grau de urgência das tarefas.
Por se tratar de quatro divisões simples, a matriz ficou da seguinte forma:
A ferramenta criada por Eisenhower pode ser utilizada para tomar decisões. Por exemplo, um gestor de logística deve ir em busca de suas metas junto à empresa, delegando tarefas aos colaboradores do setor.
Imaginando que se trata do setor de logística de uma grande empresa, são muitas as tarefas.
Neste cenário, a gestão de tarefas é fundamental para que os suprimentos e insumos sejam distribuídos entre os setores da empresa de forma eficaz.
Classificando as atividades com base nos quadrantes de importância e urgência, o gestor do nosso exemplo pode se organizar de forma eficaz.
É claro que na logística existem diversas ferramentas sofisticadas e tecnologia avançada para isso, e a Matriz de Eisenhower é a base para algumas delas.
O quadrante é baseado no sistema cartesiano, onde a coluna horizontal, ou Eixo X (reta das abscissas) é a coluna das urgências e a coluna vertical, ou Eixo Y (reta das coordenadas) é a coluna das importâncias.
Elon Musk, CEO da SpaceX e da Tesla, utiliza a Matriz de Eisenhower para se organizar em seus projetos.
Além de Musk, Bill Gates também já declarou que usa o método organizacional para lidar com a gestão de suas empresas.
Benefícios da Matriz
Definitivamente, essa é uma das melhores ferramentas para gerir tarefas e distribuir a carga de trabalho de forma eficaz.
O método consagrado é tema de vários aplicativos de gestão que podem ser encontrados nas lojas oficiais ou por desenvolvedores independentes na internet.
Os benefícios de se organizar por uma ferramenta consagrada em sua eficiência são diversos.
Desta forma, veja em detalhes os principais benefícios da Matriz de Eisenhower listados logo a seguir:
- Ajuda a priorizar quais são as atividades urgentes e importantes para a empresa e para o profissional;
- Melhora considerável na produtividade de quem a utiliza;
- Mais clareza e objetividade na hora de se organizar;
- Ganho de tempo na execução de atividades prioritárias;
- Ajuda a manter a razão e lidar com as emoções;
- Eficiente para a tomada de decisão sobre pressão.
Como funciona a Matriz de Eisenhower?
Agora que já falamos sobre o potencial desta importante ferramenta organizacional e que pessoas bem-sucedidas a utilizam, está na hora de mostrar em detalhes como construir o quadrante.
1. Crie um plano cartesiano
O primeiro passo é desenhar um plano cartesiano em uma folha de papel ou utilizando um software.
Como já foi explicado anteriormente, esse é um plano que consiste no eixo vertical y e no eixo horizontal x.
Para ficar mais simples de entender, desenhe um quadrado e divida esse quadrado em quatro partes iguais, ou seja, quatro quadrados dentro dele.
Com isso você terá quatro quadrantes. A linha vertical (eixo y) do lado esquerdo do quadrado maior representa a linha da importância, que deve ter o grau de elevação de importância das tarefas incluídas de baixo para cima.
A linha inferior horizontal (eixo x) do quadrado maior representa a linha da urgência, que deve ter o grau de elevação de urgência das tarefas incluídas da esquerda para direita.
2. Defina o quadrante “Não Importante e não Urgente”
Está na hora de incluir as tarefas em cada quadrante. Vamos começar pelo quadrante mais próximo do ponto em comum nos eixos, e vamos denominá-lo como quadrante 4.
Neste caso, vamos inserir as tarefas menos importantes e menos urgentes, as que deverão ser realizadas por último devido ao menor grau de importância e urgência.
3. Defina o quadrante das tarefas “Importantes e Urgentes”
Agora vamos definir as tarefas importantes e urgentes, que estão no quadrante de sentido diagonal ao quadrante 4.
Vamos definir este quadrante como quadrante 1 e incluir nele todas as tarefas mais importantes e mais urgentes, as que deverão ser realizadas primeiro.
Lembrando que o grau de importância das tarefas é algo subjetivo, mas com essa definição fica mais fácil de visualizar.
4. Defina o quadrante “Importante, mas não Urgente”
Seguindo o mesmo princípio, vamos definir o quadrante das tarefas mais importantes e menos urgentes, e vamos defini-lo como quadrante 3.
5. Defina o quadrante “Não Importante, mas Urgente”
Agora vamos definir o quadrante das atividades menos importantes e mais urgentes como quadrante 2.
Você deve estar se perguntando, por que as tarefas mais urgentes e menos importantes devem ser realizadas primeiro do que as mais importantes e menos urgentes?
A resposta é porque as mais urgentes possuem um prazo menor e devem ser priorizadas.
Como tirar proveito da matriz?
Para extrair o melhor proveito da Matriz de Eisenhower é necessário compreender bem tudo que foi explicado até aqui.
O que pode ser feito para ampliar o poder de visualização das tarefas de forma consciente e subconsciente é incluir cores aos quadrantes.
Utilize cores consagradas em termos de urgência importância, como vermelho, amarelo, verde e azul.
A escolha das cores é algo que depende de cada um, pois as cores que mais agradam devem ser utilizadas.
O fundo com cores ajuda o cérebro a interpretar melhor o grau de importância e urgência das tarefas.
Outra dica importante é utilizar um software ou aplicativo se forem muitas as tarefas, pois incluir todas as atividades em uma folha de papel pode não sobrar espaço.
CEO e Fundador da Arriminum Tecnologia. Consultor e Especialista em Internet com mais de 20 anos de experiência.
Muito interessante essa técnica.