Como conduzir reuniões online com eficiência

COMPARTILHE
Reunião online de trabalho

As reuniões de negócios fazem parte da programação diária de toda Organização.

E qualquer pessoa que já trabalhou no ambiente corporativo, sabe que as reuniões de negócios também podem consumir muito tempo de nossa rotina.

Principalmente se estivermos realizando uma reunião online com participantes que estão em locais diferentes.

Apesar dos inúmeros avanços tecnológicos e também dos meios de comunicação, ainda existe um desafio grande de conduzir reuniões online de forma eficiente e inclusiva, uma vez que os participantes podem enfrentar diversos problemas de conectividade e atrasos na comunicação.

Problemas comuns nas reuniões online

Muitos setores têm mostrado que não são adequados para o ambiente remoto. Além do fato de que muitos trabalhadores têm suas vidas domésticas e acabam enfrentando desafios durante as reuniões online, como interrupções familiares, falta de energia, oscilação na internet ou até mesmo a ausência de uma estrutura organizada nas próprias reuniões online.

Todavia, quando bem planejadas e executadas, as reuniões online permitem que equipes de várias localidades e fusos horários se reúnam, compartilhem ideias, colaborem entre si, façam brainstorms, resolvam problemas e consigam obter bons resultados.

O impacto da tecnologia no ambiente corporativo

Impulsionado pela demanda por trabalho remoto e virtual, sem dúvidas o vídeo se tornou uma das ferramentas de comunicação mais importantes do mundo, principalmente em 2020.

À medida que o espaço de trabalho continua a evoluir, empresas de todos os portes estão investindo mais tempo e dinheiro na tecnologia de mídias.

De acordo com uma pesquisa da Lifesize, cerca de 90% das pessoas as quais foram entrevistadas disseram que o vídeo torna mais fácil a transmissão dos seus pontos de vista e compartilhamento de ideias.

Ou seja, os encontros virtuais têm um grande potencial para serem tão produtivos quanto as reuniões presenciais.

Segundo a Grandview Research, o mercado global de videoconferência valia US$3,85 bilhões em 2019. Em 2027, o valor crescerá a uma taxa de 9,9%, com mais pessoas investindo nessa funcionalidade do que nunca.

Como tornar as reuniões online mais eficientes?

É inevitável que as empresas que fazem trabalho home office acabem em algum momento precisando fazer reuniões online.

Por este motivo, para obter bons resultados, primeiramente o que precisa ser descoberto é um modo de tornar essas reuniões mais envolventes e produtivas.

Será mesmo que o conjunto de regras que se aplica a reuniões presenciais poderia também ser aplicado às reuniões online, ou você precisaria trazer algo diferente?

Pensando nisso, para poder te ajudar a escolher as melhores estratégias, separamos aqui três boas práticas recomendadas para tornar a comunicação virtual mais agradável enquanto se conduz as reuniões online.

Elas até podem parecer muito simples, mas saiba que não deixam de ter um valor significativo para melhorar o desempenho. Vejamos então.

1. Mantenha as reuniões estruturadas para evitar atrasos e a desmotivação

Assim como nas reuniões presenciais, a primeira coisa que você deve fazer é criar previamente uma estrutura para o formato digital.

O maior desafio dessas reuniões é manter as pessoas engajadas e interessadas, uma vez que você não pode ver e ouvir todos claramente.

Por isso, se planejar com antecedência irá garantir que a reunião seja produtiva, evitando principalmente o desperdício de tempo e a falta de interesse durante essas reuniões.

Dessa forma, busque incluir atividades para quebrar o gelo e exercícios de construção de equipe antes do início da reunião, como uma forma de manter todos os participantes envolvidos, de modo que não haja espaço para o constrangimento de se estar conectado na reunião online.

Um outro ponto importante durante essa etapa, é a de estabelecer um limite nos slides, para que a apresentação não fique cansativa e que os colaboradores da equipe possam também dialogar com você e os outros.

Veja Também: Habilidades essenciais para quem trabalha em casa

2. Coloque em prática a regra dos 60 segundos

A ideia por traz da “regra dos 60 segundos” é impactar o grupo desde o início das reuniões online, trazendo dados pertinentes, estatísticas marcantes ou provocativas, e analogias que façam sentido para exemplificar as situações colocadas em pauta.

Um dos objetivos dessa prática é fazer o grupo compreender empaticamente e ativamente o problema apresentado, antes mesmo que você possa resolvê-lo.

Consegue perceber que assim você estará envolvendo seus colaboradores no processo e não os isolando? Essa peça é fundamental para tornar as reuniões online mais atraentes.

Veja Também: Dicas para a entrevista de emprego por Skype

3. Divida o grupo em subgrupos

Para equipes grandes, o recomendado é dividir o grupo em outros grupos menores, atribuindo a cada um deles um representante que lidere os debates.

Muitas plataformas de vídeo (por exemplo, Google Meet, Zoom, Adobe Connect e Samba Live) incluem uma opção “Breakout Room“.

Esse recurso permite dividir as pessoas da reunião em pequenos grupos, onde será mais fácil de haver uma comunicação efetiva.

Feito isso, as responsabilidades e as tarefas serão delegadas e compartilhadas, impedindo que os participantes corram o risco de perder a oportunidade de contribuir.

Veja Também: Como desenvolver a habilidade de trabalho em equipe

Experimentar diferentes técnicas ajuda a mitigar alguns desafios que as reuniões virtuais enfrentam.

É importante ressaltar que essas técnicas não se destinam a se tornarem padrões para todas as reuniões remotas, são apenas algumas dicas para melhorar o desempenho.

1 Response

  1. Patrícia 18/11/2020 / 22:39

    Eu participo de muitas reuniões, pelo menos 1 por semana. Posso dizer com segurança que foco é super importante.

Deixe uma resposta

O seu endereço de e-mail não será publicado. Campos obrigatórios são marcados com *