Como anda sua gestão do tempo? Você frequentemente tem a sensação de que 24 horas não são o suficiente? As tarefas vivem acumulando?
No ambiente de trabalho este sentimento é muito comum. Mas o problema não é a quantidade de horas livres que você tem por dia. Na verdade, a questão é como você usa e gerencia o seu tempo.
Essa necessidade de ter mais tempo para fazer as coisas pode ser resultado da forma como você se organiza durante a semana.
A importância da gestão do tempo
De forma resumida, podemos definir gestão de tempo como a gestão de tarefas que tornam os esforços de cada pessoa mais eficazes.
Portanto, a ideia principal da gestão de tempo é fazer o melhor em menos tempo. Ou seja, fazer o que é prioritário, no prazo estabelecido e com eficiência.
Por isso, quando você administra melhor o seu tempo, seu rendimento melhora, seja no trabalho ou na vida pessoal.
No dia a dia, uma boa gestão do tempo pode trazer benefícios como:
- Melhora a produtividade e eficiência;
- Pontualidade nas entregas;
- Melhora a qualidade do seu trabalho;
- Diminuição dos níveis de estresse e ansiedade;
- Mais oportunidade para crescer na carreira;
- Mais tempo livre;
- Melhor qualidade de vida.
Sinais que você precisa administrar melhor seu tempo
Quando falhamos em administrar nosso tempo, falhamos em gerenciar nossas vidas. Por isso o estresse aumenta e o sentimento de estar sobrecarregado é constante.
Um sinal de que você precisa administrar melhor o seu dia é quando você frequentemente perde tempo com tarefas desnecessárias.
Por exemplo, quanto tempo você fica nas redes sociais durante o dia?
É claro, você merece um momento de relaxamento, mas focar demais nisso pode prejudicar sua rotina no trabalho.
Outra questão que pode atrapalhar é assumir mais tarefas do que é capaz de executar.
O resultado são atrasos frequentes nas entregas e diminuição da qualidade do trabalho.
Dicas para melhorar a gestão do tempo
Para ajudar você a administrar melhor o tempo e ser mais produtivo, confira as dicas a seguir.
1. Tenha uma agenda
Ás vezes a sensação de falta de tempo é um sinal de que você está fazendo mais do que deveria.
É importante ter uma ideia clara de como está o seu dia, suas pendências e o que precisa ser feito. Portanto, uma agenda pode ajudar você a organizar o seu dia a dia.
Você pode até usar uma agenda de papel tradicional, mas a vantagem das digitais é que elas podem ser sincronizadas com vários dispositivos e calendários.
Além disso, a agenda pode alertar sobre compromissos com antecedência. Dessa forma, você consegue se organizar com tranquilidade.
2. Priorize sua qualidade de vida
Priorizar a qualidade de vida é fundamental para você se sentir bem. Afinal, quando nossa saúde não vai bem, o trabalho não rende como deveria.
Sendo assim, não deixe de incluir na sua rotina diária um tempo para realizar atividades físicas ou hobbies.
Da mesma forma, você deve se preocupar com sua alimentação. Isso pode fazer toda a diferença no seu rendimento.
Outro ponto importante são as pausas no trabalho. Elas são essenciais para você ter um descanso e recuperar a criatividade e disposição para trabalhar.
Uma boa ideia é utilizar a técnica Pomodoro. Este método de gerenciamento do tempo consiste em dividir o trabalho em períodos de 25 minutos, separados por breves intervalos.
Não esqueça também dos momentos lazer! Eles são essenciais para recarregar suas energias.
3. Classifique as tarefas por importância
Muitas vezes, gerenciar o tempo significa simplesmente investir esforço nas prioridades e não perder tempo com coisas sem importância.
Mas se você não sabe como identificar as prioridades, siga o seguinte passo a passo:
- Classifique suas tarefas em: urgente, importante e não importante.
- Em seguida, verifique se alguma tarefa urgente está atrasada.
- O próximo passo é verificar quais tarefas envolvem outras pessoas (alguém depende do resultado dessa tarefa?).
- Finalmente, identifique as tarefas que você pode delegar ou eliminar.
Uma dica é fazer isso no final do dia. Dessa forma, na manhã do dia seguinte você terá uma visão do que precisa ser feito, por nível de urgência.
Se você tem uma tarefa mais complicada, que pode levar o dia todo, tente dividi-la em tarefas menores.
Completar essas tarefas pequenas ajuda você a se sentir mais motivado. Além disso, você não corre o risco de deixar esta tarefa para depois por causa da complexidade.
Se você está sobrecarregado de tarefas, é importante saber dizer “não”. Afinal, não adianta assumir mais responsabilidades se você não pode cumprir.
4. Evite procrastinar a todo custo
A procrastinação é o maior vilão da produtividade. Muitas vezes deixamos tarefas importantes para depois, só para dar uma olhadinha nas redes sociais. É o famoso “depois eu faço“.
Faça o seguinte exercício: pense no seu dia e tente descobrir porque suas tarefas estão acumuladas.
Os motivos foram coisas como redes sociais, cafezinho com os colegas ou a execução de outra atividade não essencial? Isso se chama procrastinação.
Entretanto, o problema de deixar algumas tarefas para depois pode ser por falta de motivação ou simplesmente porque a tarefa é chata.
Por isso, é importante ter disciplina e manter suas tarefas organizadas. Você pode usar uma ferramenta como o Trello, Todoist ou simplesmente post-its.
Mas se o principal motivo para você procrastinar é falta de motivação, tente encontrar maneiras de reverter a situação.
Por exemplo, você pode negociar um aumento de salário ou uma promoção de cargo.
5. Não seja perfeccionista
Sabe por que muitas tarefas não são entregues na data? Por causa da busca pela perfeição.
Por isso, quando temos vários itens na nossa lista de tarefas e um deadline chegando, não dá para ser perfeccionista.
Então, para não cair neste erro, mantenha o foco na conclusão das tarefas. Mas tente fazer isso da forma mais eficiente e realista possível.
Psicóloga especialista em recrutamento e seleção com mais de 15 anos de experiência.
