A organização é uma das chaves para o sucesso profissional, por isso, manter documentos e arquivos organizados no trabalho é uma tarefa essencial.
Documentos e arquivos desorganizados podem atrapalhar, causando atrasos, perda de informações importantes e até mesmo problemas legais.
Neste post vou compartilhar algumas dicas essenciais de organização de documentos e arquivos que podem ajudar você a melhorar sua produtividade e a eficiência no trabalho.
Por que é importante manter documentos e arquivos organizados?
Manter a organização no trabalho é fundamental para manter a produtividade e eficiência no dia a dia, seja no escritório ou no home office.
E quando falamos em documentos e arquivos físicos, isso se torna ainda mais importante. Afinal, a falta de organização com esses itens pode fazer você perder tempo valioso.
Além disso, a organização de documentos pode ajudar na conformidade com regulamentos e normas, especialmente em áreas regulamentadas, como saúde e finanças.
A organização também pode influir na sua imagem profissional. Manter sua mesa organizada transmite aos seus colegas de trabalho uma imagem positiva de como você se comporta profissionalmente.
Confira alguns motivos para manter seus arquivos e documentos em ordem:
- Melhora a produtividade;
- Reduz erros e retrabalho;
- Aumenta a segurança;
- Facilita a colaboração e o fluxo de trabalho;
- Ajuda a manter-se dentro das leis, regulamentos e políticas;
- Você tem mais espaço para trabalhar;
- Permite a recuperação de arquivos importantes.
Dicas para organizar documentos e arquivos no trabalho
1. Identifique e classifique seus documentos
Antes de começar a organizar seus documentos, você precisa identificar e classificar cada um deles.
Você pode classificar os documentos por tipo, assunto ou projeto. É só escolher o método que for mais fácil e prático.
Por exemplo, se você trabalha em um escritório de advocacia, poderá criar categorias como “contratos”, “petições”, “documentos fiscais” e assim por diante.
Depois de realizar a classificação dos documentos, é hora de determinar onde eles devem ser armazenados.
2. Armazenamento de documentos e arquivos
Para armazenar seus documentos e arquivos, você pode utilizar uma variedade de opções.
Alguns exemplos são pastas físicas, caixas ou sistemas de gerenciamento de documentos.
Certifique-se de escolher a opção de armazenamento que melhor se adequa às suas necessidades e que seja fácil de manter atualizado.
Você também pode usar um “sistema híbrido”, com uma planilha de Excel.
Funciona da seguinte maneira:
- Classifique seus documentos e arquivos.
- Armazene tudo em pastas ou caixas de acordo com o sistema de classificação que você adotou.
- Crie uma etiqueta de identificação para cada pasta ou caixa.
- Mantenha uma planilha com o nome do arquivo e a identificação da etiqueta.
Com esse sistema, você pode encontrar facilmente qualquer arquivo, sem perder tempo procurando em vários locais.
3. Estabeleça um sistema de nomeação consistente
Uma vez que seus documentos estejam classificados e armazenados, é importante ter um sistema de nomeação consistente.
Ou seja, você deve utilizar o mesmo padrão de nomenclatura para todos os seus documentos.
Por exemplo, você pode utilizar o nome do projeto, seguido pela data ou número da versão.
Dessa forma fica fácil localizar documentos específicos quando você precisar deles.
4. Use post-its
Os post-its também são eficazes para ajudar a organizar seus arquivos e documentos no trabalho.
Você pode usá-los para separar seus documentos em categorias e cores diferentes. Assim fica mais fácil encontrar o que você precisa.
Por exemplo, você pode usar um post-it amarelo para marcar documentos relacionados a finanças e um post-it azul para documentos relacionados a projetos.
Além disso, os post-its são fáceis de mover e reorganizar, o que significa que você pode ajustar sua organização sempre que precisar.
5. Digitalize documentos importantes
Digitalizar documentos importantes pode ajudar a reduzir a papelada desnecessária e tornar mais fácil encontrar e acessar informações importantes.
Então, certifique-se de escolher uma ferramenta de digitalização de documentos que permita armazenar arquivos em formatos que possam ser facilmente acessados e lidos por você e outras pessoas da equipe.
6. Faça backup regularmente
Não importa qual seja a sua opção de armazenamento, é importante fazer backup regularmente de seus documentos e arquivos.
Mas como fazer isso com arquivos físicos? É simples, você pode digitalizar seus arquivos mais importantes para guardar.
Você pode usar serviços em nuvem ou sistemas de backup externos, como Google Drive, Dropbox e OneDrive.
O importante é fazer backup com frequência para evitar a perda de informações importantes.
Organização é sinônimo de eficiência
Em suma, manter documentos e arquivos organizados é fundamental para uma gestão eficiente do trabalho.
Mas é importante ter em mente que esse é um processo contínuo. Por isso, ao seguir as dicas você pode garantir que seus documentos estejam sempre em ordem e acessíveis.
Dessa forma você economiza tempo, melhora sua eficiência e evita problemas como perda de informações.
Lembre-se de que a organização é uma habilidade que pode ser aprendida e aprimorada com a prática. Então agregue isso à sua rotina diária.
CEO e Fundador da Arriminum Tecnologia. Consultor e Especialista em Internet com mais de 20 anos de experiência.
