Como conduzir reuniões online com eficiência

Saber como conduzir reuniões online com eficiência é fundamental para ter uma boa produtividade no trabalho.

Afinal, uma hora ou outra temos que participar de reuniões com pessoas que estão em locais diferentes.

E qualquer pessoa que trabalha no ambiente corporativo, sabe que as reuniões de negócios podem consumir muito tempo de nossa rotina.

Problemas comuns nas reuniões online

Apesar dos avanços da tecnologia e dos diversos aplicativos, o desafio de conduzir reuniões online de forma eficiente e inclusiva ainda existe.

Afinal, os participantes podem enfrentar diversos problemas de conectividade e atrasos na comunicação.

Além disso, muitos setores têm mostrado que não são adequados para o ambiente remoto.

Outro problema é o fato de que muitos trabalhadores têm suas vidas domésticas e acabam enfrentando desafios durante as reuniões online.

Por exemplo, interrupções familiares, falta de energia, oscilação na internet ou até mesmo a ausência de uma estrutura organizada.

Todavia, quando bem planejadas e executadas, as reuniões online permitem que equipes de várias localidades e fusos horários se reúnam.

Afinal, o objetivo é o compartilhamento de ideias, colaboração, brainstorms ou resolução de problemas do trabalho.

O impacto da tecnologia no ambiente corporativo

O vídeo se tornou uma das ferramentas de comunicação mais importantes do mundo. Principalmente com a recente demanda por trabalho remoto.

Por isso, à medida que o espaço de trabalho continua a evoluir, empresas de todos os portes estão investindo mais tempo e dinheiro na tecnologia de mídias.

Segundo pesquisa da Lifesize, cerca de 90% dos entrevistadas disseram que o vídeo torna mais fácil a transmissão dos seus pontos de vista e compartilhamento de ideias.

Ou seja, os encontros virtuais têm um grande potencial para serem tão produtivos quanto as reuniões presenciais.

Segundo a Grandview Research, o mercado global de videoconferência valia US$3,85 bilhões em 2019.

Mas em 2027, o valor crescerá a uma taxa de 9,9%, com mais pessoas investindo nessa funcionalidade do que nunca.

Como tornar as reuniões online mais eficientes?

É inevitável que as empresas que fazem trabalho home office acabem em algum momento precisando fazer reuniões online.

Mas como obter bons resultados? Antes de mais nada, o que precisa ser descoberto é um modo de tornar essas reuniões mais envolventes e produtivas.

Será mesmo que o conjunto de regras que se aplica a reuniões presenciais poderia também ser aplicado às reuniões online? Ou você precisaria trazer algo diferente?

Pensando nisso, para poder ajudar você a escolher as melhores estratégias, separamos aqui três boas práticas para tornar as reuniões online mais eficientes e agradáveis.

Elas até podem parecer simples, mas saiba que não deixam de ter um valor significativo para melhorar o desempenho. Vejamos então.

1. Mantenha as reuniões estruturadas para evitar atrasos e a desmotivação

Assim como nas reuniões presenciais, a primeira coisa que você deve fazer é criar uma estrutura para o formato online.

O maior desafio dessas reuniões é manter as pessoas engajadas e interessadas. Afinal, você não pode ver e ouvir todos claramente.

Por isso, se planejar com antecedência irá garantir que a reunião seja produtiva. Além disso, evita o desperdício de tempo e a falta de interesse durante as reuniões.

Dessa forma, busque incluir atividades para “quebrar o gelo” e exercícios de construção de equipe antes do início da reunião.

A ideia é manter todos os participantes envolvidos. Dessa forma, não há espaço para o constrangimento de participar da reunião de forma remota.

Um outro ponto importante é estabelecer um limite nos slides. Assim a apresentação não fica cansativa. Da mesma forma, os participantes podem também dialogar.

2. Coloque em prática a regra dos 60 segundos

A ideia por traz da “regra dos 60 segundos” é impactar o grupo desde o início das reuniões online.

Ou seja, trazer dados pertinentes, estatísticas marcantes e analogias que façam sentido para exemplificar as situações colocadas em pauta.

Um dos objetivos dessa prática é fazer o grupo compreender ativamente o problema apresentado. Antes mesmo que você possa resolvê-lo.

Assim você envolve sua equipe no processo, ao invés de isolar. Isso é fundamental para tornar as reuniões online mais eficientes.

3. Divida o grupo em subgrupos

Para equipes grandes, o recomendado é dividir o grupo em outros grupos menores. Você pode então atribuir a cada um deles um representante que lidere os debates.

Muitas plataformas de vídeo incluem uma opção “Breakout Room“. Por exemplo, Google Meet, Zoom, Adobe Connect e Samba Live.

Esse recurso permite dividir as pessoas da reunião em pequenos grupos. Assim, fica mais fácil estabelecer uma comunicação efetiva.

Feito isso, as responsabilidades e as tarefas serão delegadas e compartilhadas.

Dessa forma, os participantes não correm o risco de perder a oportunidade de contribuir.

Além disso, experimentar diferentes técnicas ajuda a mitigar alguns desafios típicos das reuniões virtuais.

Mas é importante ressaltar que essas técnicas não são padrões para todas as reuniões remotas. Elas são apenas algumas dicas para melhorar o desempenho.

Luciano Ribeiro

CEO e Fundador da Arriminum Tecnologia. Consultor e Especialista em Internet com mais de 20 anos de experiência.

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