Ser organizado no trabalho é fundamental para manter uma boa produtividade. Portanto, independentemente de qual área você trabalhe, ser organizado é um dever.
Mas, ainda que a organização das tarefas deva ser uma prioridade para todos os profissionais, há os que não respeitam essa rotina.
Por isso, uma pessoa desorganizada procrastina constantemente. Pior ainda, concentra muitos assuntos de uma só vez. Então, sempre fica algo inacabado.
Pensando nisso, vamos mostrar nesse artigo uma estratégia simples de organização, mas que é muito eficaz.
Essa estratégia pode ser aplicada por todos, não importa a área, o setor ou atividade realizada.
A importância de ser um profissional organizado
Ser organizado no trabalho é uma habilidade muito importante. Afinal, as tarefas tendem a fluir com mais facilidade quando o profissional se organiza melhor.
A organização permite a você planejar bem o seu dia e otimizar melhor o tempo. Ou seja, você pode dedicar mais tempo para a resolução das tarefas.
Além disso, a organização evita o desperdício de tempo. Por exemplo, você não perde tempo procurando objetos, documentos ou e-mails.
Por isso, muitas empresas já criaram uma rotina de organização em cada setor.
Um bom exemplo é a organização do espaço de trabalho, das ferramentas e materiais a serem utilizados. Esse é o primeiro passo para melhorar a organização.
Portanto, não importa se você trabalha em um escritório ou em uma oficina mecânica. É essencial ter o ambiente de trabalho limpo e organizado constantemente.
A organização física é muito importante para que os resultados positivos aconteçam.
Mas além da organização física, também há a organização mental. Nesse caso, o profissional executa as tarefas do dia com total proveito.
A melhor forma de se organizar mentalmente é utilizando a agenda, a planilha, organizando as tarefas do dia por relevância e horários bem definidos.
Veja Também: Itens importantes para otimizar seu dia a dia no trabalho
Exemplo de organização física
A organização de um escritório deve ser o mais minimalista possível. Estudos comprovam que escritórios minimalistas geram menos estresse e maximizam a produtividade do profissional.
Além disso, o escritório, seja em uma empresa ou em home office, deve sempre estar limpo.
Isso inclui manter a mesa arrumada, com o cesto de lixo vazio, com os equipamentos funcionando bem e toda a infraestrutura necessária para o profissional atuar.
Por exemplo, imagine uma oficina mecânica. Neste ambiente, as ferramentas devem estar organizadas em “carrinhos”, armários, painéis e bancadas.
O mesmo conceito pode ser facilmente aplicado em um escritório.
Ou seja, os equipamentos devem estar todos funcionando e prontos para serem usados. Da mesma forma, o ambiente deve sempre estar o mais limpo e organizado possível.
Se você trabalha sozinho, então preze muito pela limpeza e organização sempre que terminar uma tarefa.
Veja Também: Motivos para manter sua mesa organizada e limpa
Exemplo de organização mental
Para todos os profissionais, o ideal é trabalhar com agenda, planilhas, calendários, anotações, lembretes, com alerta, sempre específicos às tarefas.
Com essas ferramentas, o profissional já pode traçar um mapa mental das tarefas do dia. Com isso é possível priorizar as mais importantes e relevantes.
Existem alguns métodos de organização bem conhecidos, como “A regra das 5 horas”, Mindfulness ou “O Milagre da Manhã”. Qualquer profissional pode utilizar esses métodos.
Mas que tal aprender um método de organização simples e intuitivo agora mesmo?
Método simples de organização
Antes de mais nada, se possível, levante 1 hora antes do necessário e do habitual.
Dessa forma, você pode realizar suas atividades da manhã com mais calma. Então, tente fazer uma pausa de no mínimo 20 minutos antes de ir para o trabalho para meditar em silêncio.
No trabalho, ao ver quais são as tarefas do dia, priorize algumas, caso seja necessário. Em seguida, divida em etapas as tarefas.
Cada etapa deve estar clara e ser visualizada em sua mente. Dividir as tarefas em pequenas partes ajuda a executá-las com mais eficiência e menos estresse.
Sempre que possível, respire profundamente por no mínimo 5 minutos, buscando ficar em silêncio.
Faça isso ao menos duas vezes ao dia, uma vez antes do almoço e outra à tarde.
Após parar para respirar, volte para as tarefas do dia com a mente mais relaxada. Isso ajuda a manter a organização em todos os aspectos.
Dicas para ser mais organizado no trabalho
De modo geral, as dicas a seguir ajudarão você a começar a se organizar melhor no trabalho:
- Mantenha sua mesa sempre limpa e arrumada;
- Livre-se do excesso de objetos em seu ambiente de trabalho;
- Mantenha os papéis organizados em pastas e arquivos;
- Reduza o uso de papel;
- Mantenha somente os softwares necessários em seu computador;
- Organize os arquivos no computador. Por exemplo, por projeto, cliente ou assunto;
- Não use a área de trabalho do computador para salvar arquivos. Apenas atalhos para programas ou pastas;
- Use um aplicativo de lista de tarefas.
- Estabeleça horários fixos para verificar o e-mail.
- Livre-se do lixo.
Os vilões da organização
Saber administrar bem o tempo pode ser um desafio. Afinal, se você não tiver uma boa gestão do tempo, dificilmente será uma pessoa organizada.
Por isso, você deve identificar tudo aquilo que ‘suga’ o seu tempo.
Alguns exemplos de vilões da organização são:
- A procrastinação é sem dúvidas um dos maiores vilões;
- Responder e-mails ou mensagens a todo instante, se essa não é a sua função;
- Excesso de conversas paralelas e “bate papo” com os colegas;
- O vício do “cafezinho” a todo instante.
- Distrações como redes sociais e WhatsApp também atrapalham.
- Tentar ser multitarefas. Ao invés disso, procure focar numa tarefa por vez.
A importância da rotina para a organização
Para ter um bom rendimento no trabalho, organização e hábito são fundamentais. Por isso, ter uma rotina ajuda na sua organização e facilita o planejamento das tarefas.
A rotina precisa ser fixa? Claro que não. Você pode manter uma rotina flexível e ter os mesmos benefícios.
O importante é ter uma visão geral de como será o seu dia no trabalho. Para isso, você pode usar uma lista de tarefas.
Por exemplo: Todoist, Trello ou Asana são ótimos para gerenciar tarefas e prazos. Mas muitas vezes, até um simples checklist no Excel resolve.
Outro ponto importante é manter horários para dormir e acordar. Principalmente para quem trabalha home office.
Manter os horários regulados é importante para a rotina e o desempenho no trabalho.
Psicóloga especialista em recrutamento e seleção com mais de 15 anos de experiência.
