O WhatsApp é um grande facilitador quando o assunto é comunicação, principalmente na comunicação interna.
Mas por ser um aplicativo informal, às vezes podemos cometer alguns erros quando nos comunicamos com nossa rede de contatos profissionais.
Por isso, quando o app é usado para comunicação profissional, é fundamental ter alguns cuidados com a ortografia, envio de emojis, áudios e na elaboração da mensagem.
Na verdade, tudo isso tem um grande impacto na forma como o profissional é visto no ambiente de trabalho.
Portanto, reunimos 6 dicas práticas para você se comunicar melhor no WhatsApp. Aplique as dicas no seu dia a dia e mantenha um bom relacionamento com seus colegas.
1. Fale de maneira objetiva e organizada
Um dos ruídos que existem na comunicação escrita, principalmente em aplicativos como o WhatsApp, é o hábito de elaborar frases curtas e rápidas em cada linha, em vez de um diálogo inteiro, conciso e objetivo.
Por exemplo, a pessoa prefere dizer:
Olá, tudo bem?
Você pode falar agora?
Gostaria de conversar sobre um assunto importante!
Em vez de simplesmente dizer:
Olá, tudo bem? Você pode conversar sobre um assunto agora ou prefere me chamar quando for possível?
As mensagens instantâneas fazem com que nosso diálogo se torne rápido. E dependendo da situação, isso não é algo negativo.
Mas, para uma boa comunicação profissional, essa rapidez pode atrapalhar. Afinal, informações podem ser perdidas com o envio de tantas mensagens divididas em diversas linhas.
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2. Cuidado com as mensagens de voz
Enviar mensagem de voz no WhatsApp é muito prático. Você pode explicar algo com mais detalhes.
Além disso, você pode otimizar seu tempo, caso esteja ocupado para escrever a mensagem.
Mas é preciso ter cuidado com o envio de mensagens de voz para seus contatos profissionais.
A pessoa que recebe o áudio pode não estar em um ambiente adequado para ouvir a mensagem. E isso pode irritar algumas pessoas.
Portanto, o ideal é sempre perguntar antes. Por exemplo: “posso te enviar um áudio agora? Assim ficará mais fácil para explicar“.
Mas é bom lembrar que mesmo com autorização da pessoa para o envio do áudio, você deve ter o cuidado de não enviar áudios muito longos.
Um áudio muito longo é maçante e pode irritar a pessoa do outro lado. Além disso, eles demoram para carregar. Por isso, ao enviar um áudio seja objetivo, claro e respeitoso.
Da mesma forma, mensagens de áudio curtas como “Obrigado! Te vejo na reunião” podem ser desnecessárias.
Então, nesse caso o melhor é enviar um emoji de sorriso ou simplesmente escrever a mensagem.
3. Cuidado com o envio de emojis
Os emojis são recursos muito utilizados em conversas informais, pois deixam a conversa mais leve e divertida.
Contudo, em uma conversa profissional no WhatsApp é preciso ter cuidado com esse excesso de informalidade.
Você até pode usar emojis, mas tenha o cuidado de selecionar os mais básicos, de entendimento universal como carinha sorrindo, palmas, joinha, flores, entre outros.
Da mesma forma, não exagere no uso. Por exemplo, se você quer sinalizar algo positivo, como o recebimento de um e-mail, não precisa enviar 5 emojis na mesma linha. Um só é o suficiente.
4. Tenha paciência
Como o WhatsApp é um meio de comunicação rápida, as pessoas querem ser respondidas instantaneamente.
Por isso, muitos profissionais cometem o erro de enviar mensagens e ficar checando a todo momento se a mensagem foi entregue, visualizada e respondida.
É importante que você considere que nem todas as pessoas passam o tempo todo no celular.
Além disso, a pessoa que visualizou a mensagem pode estar ocupada para responder naquele momento.
Então não considere que só porque a pessoa não respondeu após visualizar que ela está te esnobando. Tenha paciência e respeite o momento do outro.
5. Não use tom na comunicação não verbal
A língua portuguesa é uma das mais complexas que existem. Se você tira ou coloca uma vírgula, muda completamente o contexto de uma frase.
Em uma comunicação verbal, é fácil compreender o tom da conversa por meio de pausas, do volume da voz e do contexto geral.
Contudo, em uma comunicação escrita isso é muito mais difícil. Basta um erro ortográfico ou gramatical para que o outro tenha uma interpretação errada do que foi dito.
Por exemplo, a afirmação “não, está tudo bem” é diferente de “não está tudo bem“. Essas pequenas mudanças podem causar uma interpretação errada.
Por isso, é preferível que você seja objetivo e não use tom de conversa em uma comunicação não verbal. Afinal, isso pode causar problemas em sua comunicação.
6. Tempo de resposta em respostas
Você não precisa abrir o aplicativo sempre que chegar uma notificação. Isso pode atrapalhar sua produtividade.
Mas quando abrir o WhatsApp, é bom responder as mensagens mais importantes para não esquecer. Principalmente quando alguém precisa da sua resposta urgente.
Se você realmente não pode responder naquele momento, envie uma mensagem como “já te retorno”.
Dessa forma, você não corre o risco da pessoa do outro pensar que você está ignorando as mensagens.
Isso é ainda mais importante se você trabalha home office. Afinal, se você demora em responder pode parecer que não está trabalhando.
A dica é usar o bom senso. Portanto, seja proativo, mas também seja exigente sobre quais mensagens você abre.
Essas são algumas dicas de como se comunicar bem no WhatsApp. Saber como usar o aplicativo de forma responsável com certeza evitará problemas.
Se você usa o WhatsApp Business e atende clientes da empresa, as dicas e regras de etiqueta também podem ajudar.
Lembre-se: para uma boa comunicação profissional é preciso manter o respeito, a postura e o profissionalismo.
Psicóloga especialista em recrutamento e seleção com mais de 15 anos de experiência.
Parabéns, grandes dicas! Valeu!!
Muito útil o artigo. Saber se comunicar corretamente no WhatsApp é importante para qualquer profissional.