As reuniões são parte importante da rotina de uma empresa, são uma ferramenta fundamental para alinhar os objetivos do time e supervisionar o avanço de todos, além de ser palco de decisões importantes para a empresa e seus colaboradores.
Você já deve ter participado de várias reuniões na sua empresa, o problema é que muitas vezes são reuniões que poderiam ser resolvidas apenas com um e-mail ou até uma ida até a sala do seu colega de trabalho.
Reuniões assim fazem com que todos percam tempo valioso que pode fazer a diferença entre alcançar os objetivos predeterminados ou acabar extrapolando prazos e cometendo erros evitáveis.
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Isso sem falar nos prejuízos financeiros à empresa que podem ser causados por este, aparentemente, pequeno erro de gestão.
Dicas para reuniões mais produtivas
Fazer uma reunião em sua empresa pode se tornar um pesadelo sem os cuidados corretos. Se acontece isso na sua empresa, fique tranquilo. Separamos 4 dicas de como fazer reuniões mais produtivas.
1. Crie um Checklist
A primeira dica de como fazer uma reunião eficaz é criar um checklist simples com um planejamento de reunião, ou seja, tudo o que será decidido e analisado na reunião, determinando de forma clara qual o papel de cada um na reunião como:
- Relatórios
- Follow up’s
- Ideias e Soluções
- Documentos
Hoje em dia você pode disponibilizar o seu checklist de forma online para os seus colegas. Existem vários apps de compartilhamento como o Google Drive e o Todoist.
Dessa forma, todos estarão a par do que acontecerá na reunião e qual o seu papel nela, o que economiza tempo e consequentemente dinheiro para a sua empresa.
2. Simplifique: 1 objetivo por reunião
No processo de como preparar uma reunião é importante questionar a importância de certos assuntos, para que o seu tempo e nem o de seus colegas de trabalho sejam desperdiçados no processo.
Um erro comum é acabar tratando de vários assuntos e objetivos na mesma reunião, com a ilusão de que está sendo mais produtivo, mas o que acontece é que assuntos paralelos acabam surgindo e desviando a atenção de todos do objetivo principal de grande importância, que por muitas vezes é deixado de lado.
Por isso, defina um objetivo focado para cada reunião, com os assuntos diretamente ligados a ele. Dessa forma você aproveita melhor o seu tempo e cria um ambiente de Brainstorming propício para boas ideias com o seu time.
3. Limite o número de participantes
Outra dica muito importante: ter muitos colaboradores na sua reunião pode ameaçar a produtividade e comprometer o seu objetivo.
Quanto mais pessoas, mais chances de desorganização o que acaba engolindo tempo precioso de reunião e também trazendo informações desnecessárias ou até mais problemas para os processos.
Convoque apenas aqueles que estão diretamente ligados ao seu objetivo geral da reunião, líderes com poder de decisão nos setores afetados.
Dessa forma, a reunião acontece de forma mais fluida e o entendimento dos assuntos tratados é maior.
4. Delegue
Por último mas não menos importante, a dica é que você como líder, deve delegar as tarefas aos seus respectivos colaboradores.
Seja claro sobre qual é a tarefa e o que você espera deles. Faça-os sentirem totalmente responsáveis pela sua tarefa específica.
Determine o prazo e o resultado esperado de cada ação que deve ser tomada após a reunião.
E não se esqueça também de checar o entendimento sobre o que foi solicitado e aquilo que a pessoa entendeu, um feedback simples pode evitar erros.
Além de também acompanhar o desenvolvimento das ações, claro, sem tirar a liberdade de cada colaborador de fazer do seu jeito.
Psicóloga especialista em recrutamento e seleção com mais de 15 anos de experiência.
Dicas bacanas! Nada pior que aquelas reuniões que duram horas e não levam a lugar algum. A dica de simplificar com 1 objetivo por reunião é excelente.
Adorei as dicas