Uma reunião de trabalho é uma das melhores oportunidades para você mostrar sua marca pessoal.
Afinal, esse é o momento em que pessoas importantes para o seu crescimento profissional estão presentes. Por exemplo, gestores, clientes ou funcionários de outros departamentos.
Portanto, você precisa demonstrar que está preparado, que tem o controle da situação e que se comporta de forma satisfatória para tornar esse encontro o mais produtivo possível.
Erros que você deve evitar numa reunião de trabalho
Para tornar uma reunião de trabalho impecável e surpreender positivamente a todos, você precisa seguir uma etiqueta. Ou seja, um conjunto de regras do que fazer e do que não fazer.
Então, para garantir que suas reuniões sejam eficazes e produtivas, veja a seguir algumas coisas que você deve evitar.
1. Mostrar-se despreparado
As pessoas notam quando você aparece em uma reunião sem ter se preparado. Isso pode passar a ideia de que você não se importa com a organização.
Então, para se preparar, você deve fazer estas perguntas a si mesmo:
- Qual é a mensagem que quero comunicar?
- Quem estará me ouvindo e o que eu quero que eles pensem, sintam ou façam?
- Qual é a contribuição mais valiosa que posso fazer?
- Quem é que eu gostaria de reconhecer ou apoiar?
Isso ajudará você a planejar a pauta e o tempo necessário para o encontro.
Mesmo que você não seja o responsável por conduzir a reunião, a preparação ainda é importante.
Assim você terá domínio do tema para participar sem medo e contribuir com ideias e soluções.
2. Não gerenciar o tempo
Se você precisa fazer uma apresentação durante a reunião, pense no tempo necessário para abordar o assunto.
A apresentação não pode extrapolar o tempo limite. Por isso, a melhor maneira de evitar atrasos é se preparar.
Uma reunião precisa ter um começo, meio e fim. Então, veja todos os detalhes antes do encontro.
Prepare o PPT com antecedência e verifique os recursos necessários, como sala de conferência, projetor ou computador.
Lembre-se: quanto mais preparado você estiver, mais confiança você passará para os participantes.
3. Perder o foco da reunião
É comum uma reunião tomar um rumo diferente e sair do tema principal. Isso acontece principalmente quando o número de participantes é grande.
Portanto, não deixe a reunião se perder. Evite ficar disperso e mantenha-se dentro do tempo de conclusão estimado.
Você precisa otimizar a discussão para que ela seja útil e focada em temas definidos previamente.
Todo mundo tem compromissos, então a reunião deve focar no que realmente importa. Assim, ninguém perde tempo.
Para fazer reuniões produtivas e não perder o foco, você pode fazer o seguinte:
- Crie um checklist com tudo o que precisa ser analisado ou discutido.
- Simplifique e mantenha 1 objetivo por reunião.
- Limite o número de participantes.
- Ao final, determine o prazo e os resultados esperados de cada ação decidida.
4. Utilizar linguagem corporal negativa
Quando bocejamos ou cruzamos os braços, estamos enviando uma mensagem negativa para a equipe.
Essas atitudes demonstram falta de respeito. Além disso, mostram que você está entediado ou não se importa com o que está sendo tratado.
Uma boa postura causa uma boa impressão. Por isso, fique atento à sua linguagem corporal.
Então, evite fazer o seguinte:
- Cruzar os braços;
- Olhar para cima ou para os lados;
- Ficar desenhando no caderno ou no papel;
- Bater com os dedos na mesa.
5. Mexer no celular
Esta é provavelmente uma das coisas mais desrespeitosas que você pode fazer durante uma reunião.
Isso vai indicar deixar claro que você não se importa com o que está acontecendo na empresa.
Então, acessar as redes sociais ou enviar mensagens não é o que você deve fazer durante uma reunião.
Na verdade, você nem deveria levar seu celular para a reunião. O melhor é deixar o aparelho na sua mesa ou simplesmente desligá-lo.
Pode ficar tranquilo que suas notificações do WhatsApp estarão esperando por você quando a reunião acabar.
6. Desrespeitar seus colegas
Talvez a apresentação do seu colega esteja cheia de erros, ou seu chefe tem uma tendência a usar os mesmos bordões várias vezes.
Portanto, nunca seja rude ou indiferente quando alguém estiver falando, independentemente da situação ou do seu cargo.
Se for o caso, ofereça ajuda depois da reunião, seja para corrigir algum erro no power point ou para dar dicas de como fazer uma boa apresentação.
7. Fazer outra tarefa durante a reunião
Você não pode, de maneira nenhuma, estar em uma reunião e trabalhar em outra tarefa ao mesmo tempo.
Lembre-se: ser multitarefas não é sinônimo de ser produtivo. O melhor é focar na reunião e ver as pendências depois, com calma.
Afinal, para ter bons resultados, você precisa dar 100% de sua atenção em cada tarefa.
Portanto, participe ativamente da reunião. Assim você não perde nenhuma informação importante.
8. Ser negativo
Mesmo que a reunião esteja focada em uma situação complicada, você não precisa aumentar a negatividade da equipe.
Ao invés de reclamar ou falar mal da situação, tente ser positivo. Por exemplo, fale sobre a capacidade da empresa ou da equipe de resolver o problema.
Em suma, seja a solução e não o problema. Seus colegas de trabalho, e principalmente seu chefe, irão valorizar uma postura positiva de alguém que traz uma outra perspectiva.
9. Chegar atrasado na reunião
Quando você se atrasa para uma reunião de trabalho, os outros participantes podem pensar que você não consegue gerenciar sua agenda ou que a reunião não é importante para você.
Se perceber que irá se atrasar, avise e remarque para outro horário. Peça desculpas pelo atraso e dê uma justificativa sincera.
Você ocupa um cargo de gestão? Então tenha cuidado em dobro com os atrasos. Como líder você deve dar o exemplo. Por isso, tente chegar uns 5 minutos antes para receber os demais participantes.
Cuidado com os atrasos frequentes! Isso poderá trazer problemas para você. Portanto, seja pontual em todos os seus compromissos.
Psicóloga especialista em recrutamento e seleção com mais de 15 anos de experiência.
